Services logistiques et techniques pour événements d’entreprise Suisse Romande : Nos conseils

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Agence événementielle, agence conseil en événements d’entreprise, agence spécialisée dans l’événementiel ou agence d’événementiel, peu importe le mot exact utilisé, la question de fond est “ Peut-on organiser soi-même ses événements d’entreprise” ? La tentation est grande de se dire, on va se débrouiller en interne pour peu que certains partenaires possèdent un talent d’organisateur et que d’autres possèdent créativité. La question peut être aussi poser d’une autre façon : “ Faut-il rémunérer un intermédiaire pour organiser son propre atelier, peut-on accorder des instants dans ses propres équipes pour inviter ses clients, ou pour prévoir son propre séminaire à mission interne “ ? Les occasions et les circonstances pour mettre en place un team building afin de déployer son plan de communication sont diverses : conférence de presse, déclanchement de produits, soirée d’entreprise, anniversaire de sociétés, organisation de séminaires, soirée clients, atelier d’entreprise, etc. A chaque fois, votre objectif est clair : garantir la meilleure expérience possible à vos partenaires internes ou externes et atteindre vos objectifs en matière de communication. Ajoutons à tous ces éléments objectifs et mesurables, l’ingéniosité qui va créer un supplément d’âme à votre atelier, une émotion plus ou moins forte, qui finalement feront adhérer consciemment ou inconsciemment les participants, clients ou collaborateurs aux objectifs que vous aurez assignés à l’événement en question.

Nous considérons que les participants à un team building organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre pleinement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent lacher prise dans le département de storytelling événementiel. Chaque moment doit être orchestré pour garder le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque activité a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous saurons sélectionner tous les paramètres, le cadre de la société, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les engagements attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque activation se doit d’être réfléchie autour d’un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il est important de être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le avant nécessaire. Budget détaillé, poste par emploi, honoraires et marge de l’agence visiblement définis. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un activité, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.

L’organisation d’un séminaire est une démarche complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est possible de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une parfaite société d’organisation d’événements ? Les groupements d’organisation d’événements sont des entreprises spécialisées dans l’organisation d’événements sécurisés ou d’entreprise. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de la préparation d’un événement : recherche et booking du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient vos finances, vos besoins et vos goûts, ils savent solutionner votre situation qui vous satisfera. Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos souhaits : organisation intégrale de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous permettent de concevoir vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent à chaque instant à votre disposition un réseau de artisans spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines groupements se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements d’entreprise, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos souhaits.

L’aspect le plus décisif reste le prix. Certaines cabinets proposent en effet des devis personnalisés et sans obligation. Pour certaines institutions, c’est encore précieux. C’est pourquoi il sera primordial de faire vos recherches et de confronter plusieurs agences. Les prix doivent correspondre à vos besoins et être dans la moyenne. Le rapport prix/performance est l’argument décisif dans la création d’événements. il convient de donc en tenir compte. Comme vous le savez, lors du choix d’une agence d’organisation d’événements, certains critères sont à prendre en compte afin de ne pas passer au-dela de votre budget. Vous avez à bien choisir vos besoins et bien confronter les groupements pour faire de votre atelier un succès. Un aspect tout aussi important est la relation. Vous serez souvent en contact avec le chef de projet pour bien évaluer vos attentes et vous tenir au courant de la progression de votre séminaire. il est donc important que ce dernier soit professionnel et à l’écoute. De bonnes relations sont toujours importantes et permettent une parfaite coopération. Il doit vous écouter et comprendre vos souhaits. Cela montre que l’agence est engagée et responsable envers ses clients. Cela vous donnera un choix plus large de services et d’emplacements, ainsi qu’une maitrise du marché. L’aspect le plus utile reste le prix. Certaines cabinets proposent en effet des devis gratuitement et sans obligation.

C’est le critère n°1 ! Il vaudrait mieux choisir une société ayant déjà existé depuis longtemps, et non pas une société qui vient d’ouvrir ses portes. Ainsi, vous serez sûr qu’elle dispose d’un personnel qualifié et compétent pour réaliser le travail. Un évènement est une grande occasion pour obtenir de nouveaux partenariats, trouver de nouveaux partenaires, accroitre la notoriété, acceuillir une part de marché… de ce fait, tout doit être à toute épreuve ! C’est pourquoi vous n’avez pas droit à l’erreur. L’agence événementiel Paris que vous allez engager doit connaitre parfaitement ce que vous retardez d’elle et doit être en mesure de vous accompagner pendant la réalisation de votre projet. Aussi, prenez le temps de dénicher de plus une boite ayant une bonne renommée. Vous souhaitez chercher un professionnel ? Un devis est indispensable avant de commencer le job. Cela vous permettra de définir le coût à payer et les types de prestation. Un réel professionnels se doit d’être capable de vous donner un tarif rapidement, et ce, sans obligation. en tout cas, choisissez l’agence qui attire le plus votre attention, car sachez-le, vous allez travailler ensemble pendant un bon moment ! en outre, faites une synthese des tarifs que ce soit par messagerie ou en ligne pour avoir une approximation. Cela vous permettra de trouver une agence d’événementiel qualifié au meilleur prix. Attention ! Certains offrent ce devis gratuitement, mais pour les autres c’est payant, donc, informez-vous.

Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, soyez-sûr que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de parfaire leurs connaissances sur la catégorie d’événement qu’elle a l’habitude de prendre en charge. Est-elle spécialisée dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la réalisation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à divers types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, démarrage de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de prévoir une soirée pour TPE ou petites structures n’est en fait pas trop conseillée si vous êtes une multinationale. Si vous désirez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des éléments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. assurez toutefois attention, certaines groupements mettent en avant des prospects prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements rempli de ces grands noms a été limitée. Elles ont sans doute sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients potentiels moins connus ne veut dire à coup sûr pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.


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